Evoluţia tehnologică oferă fiecăruia dintre noi şansa de a-şi desfăşura activitatea sau de a coordona dinamica companiei sale, într-un mod mult mai rapid şi eficient. Orice companie, indiferent de domeniul de activitate, are obligaţia, prin lege, de a deţine o arhivă în care sunt depozitate toate documentele specifice profilului respectivei entităţi juridice.
Cum vă ajută serviciile de retro-digitizare?
Atunci când optați pentru transpunerea documentelor emise în format fizic, într-unul digital, vă asiguraţi acces la un click distanță la toate datele de interes sau pe care le consultați des, cuprinse în arhiva companiei. Acest transfer atât de important se realizează prin intermediul serviciilor de scanare documente , acestea presupunând un proces extrem de bine organizat.
Specialiştii în domeniu vor efectua o retro-digitizare a întregii arhive, respectiv vor face o conversie a tuturor documentelor formatate analogic, în format electronic. Scanarea de documente presupune o succesiune de etape, totul realizat în scopul facilitării stocării tuturor datelor de interes. Astfel, informaţiile sunt scanate şi procesate cu ajutorul unui soft performant, fiecărui document existent în arhivă fiindu-i asociate metadatele, absolut esenţiale în fluidizarea procesului de găsire rapidă a unui document din existent în arhiva digitală.
Scanarea de documente, un proces rapid şi profitabil
Atunci când decideţi să beneficiaţi de avantajele unei arhive digitizate, paşii care vor trebui urmaţi sunt simpli şi rapizi. Specialiştii în scanare de documente verifică starea acestora, elimină accesoriile specifice, respectiv capsele, agrafele sau boldurile, îndepărtează filele nescrise, urmând a ordona totul cu ajutorul codurilor de bare.
Urmând procesul de scanare propriu-zis, unde pot fi scanate facturi, avize, bonuri, contracte, documente îndosariate, precum şi documente în format mare, precum proiecte, schiţe tehnice, planşe sau desene. Această conversie implică identificarea metadatelor, în acord cu dorinţele şi nevoile dumneavoastră, astfel că acest proiect presupune colaborarea între client şi prestatorul serviciilor de scanare documente. Pe baza metadatelor, se va configura aplicaţia de stocare, urmând a fi personalizată şi a se stabili drepturile de acces.
De ce să apelați la specialiștii în arhivare?
Apelând la specialiștii în servicii de arhivare și retro-digitizare, afacerea dumneavoastră va beneficia de numeroase avantaje. Printre acestea amintim: regăsirea rapidă a documentelor, eliminarea riscului de pierdere sau de deteriorare a actelor, automatizarea proceselor repetitive și nu numai. Mai mult decât atât, depozitarea și gestionarea întregii arhive va fi efectuată mai facil, mai eficient și mai sigur.
